Una empresa de limpieza necesita un programa que reúna el cuadrante del equipo, con los servicios fijos de cada semana y las sustituciones; el parte de cada servicio en el teléfono de quien lo hace; el registro de la jornada de cada persona; las llaves y los datos de acceso de cada cliente, bien protegidos; y los presupuestos y las facturas. Si factura con él, además tiene que cumplir Verifactu.
El cuadrante de la semana en una hoja de cálculo, los cambios de última hora por WhatsApp, las llaves de los clientes en un cajón y las horas de cada persona apuntadas en papel: cada cosa está en un sitio distinto, y si alguien se pone enfermo el lunes a las siete de la mañana, rehacer el día depende de ti. Aquí tienes lo que debe llevar el programa de una empresa de limpieza en España, lo que dice la ley sobre el registro de jornada, los datos de los clientes y las facturas, una prueba para saber si te conviene un programa estándar o uno a medida, y ejemplos que puedes probar.
El cuadrante: quién va a cada sitio y cuándo
En una empresa de limpieza, la mayor parte del trabajo se repite: la oficina de los lunes y los jueves, el piso de cada quince días, la comunidad de propietarios de los martes. El programa tiene que crear esos servicios solo cada semana y dejar libres los huecos para los encargos puntuales.
- Servicios fijos que se repiten solos, cada semana, cada quince días o cada mes, con su hora y lo que dura cada uno.
- Vista por persona y por día, con el tiempo de desplazamiento entre un servicio y el siguiente.
- Vacaciones, bajas y sustituciones: al marcar que alguien falta, el programa enseña sus servicios sin cubrir y quién está libre a esa hora.
- Los encargos de la web, dentro solos, junto a los que llegan por teléfono o por WhatsApp.
- Avisos al cliente: el recordatorio del día anterior y, si cambia la persona que va, un aviso.
El parte de cada servicio, en el teléfono de quien lo hace
Cada persona del equipo ve en su teléfono los servicios del día: la dirección, la hora, lo que hay que hacer y las indicaciones del cliente, como «el gato no puede salir a la terraza» o «no usar lejía en el parqué». Al terminar, marca lo hecho y, si hay una incidencia, añade una foto: un grifo que gotea o una mancha que no sale. El cliente puede recibir un aviso cuando el servicio está terminado.
El registro de jornada de cada persona
El Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada, con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. Los registros se conservan durante cuatro años y quedan a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (artículo 34.9).
En una empresa de limpieza, cada persona empieza y termina en sitios distintos. Lo práctico es que marque la entrada y la salida desde el mismo teléfono en el que ve sus servicios: así el registro de jornada y los partes de trabajo salen del mismo sitio y cuadran entre sí.
Un registro digital, todavía en proyecto. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto para concretar cómo debe hacerse el registro: por medios digitales, rellenado por cada persona y con garantías de que no se puede alterar. Mientras no se apruebe y se publique en el BOE, vale cualquier sistema que cumpla el artículo 34.9.
Este apartado resume lo que dice el Estatuto de los Trabajadores a 12 de noviembre de 2026 y el proyecto de real decreto publicado por el Ministerio de Trabajo. No es asesoramiento laboral: para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.
Las llaves y los datos de acceso de cada cliente
Una empresa de limpieza suele guardar llaves, mandos de garaje y códigos de alarma de sus clientes. Una llave con una etiqueta que lleva el nombre y la dirección del cliente es un riesgo si se pierde.
El Reglamento General de Protección de Datos obliga a quien trata datos personales a aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo (artículo 32). En el programa, eso se traduce en cuatro cosas:
- Llaves con un número, sin nombre ni dirección. Solo el programa sabe a qué cliente corresponde cada número.
- Quién tiene cada llave y desde cuándo: se anota al recogerla y al devolverla.
- Los códigos y las indicaciones de acceso, en la ficha del cliente, no en mensajes de WhatsApp ni en papeles sueltos, y visibles solo para quien hace ese servicio.
- Un usuario y una contraseña para cada persona del equipo, y la baja del acceso cuando deja la empresa.
Este apartado resume lo que dice el Reglamento General de Protección de Datos. No es asesoramiento legal: para tu caso concreto, consulta con un asesor de protección de datos.
Clientes, presupuestos y cuentas del mes
La ficha de cada cliente reúne sus datos, sus servicios fijos, lo que paga por hora o por servicio, sus indicaciones y su historial. Un presupuesto aceptado se convierte en servicio sin volver a escribirlo. Y a final de mes, el programa prepara la factura de cada cliente con los servicios hechos y las horas de los partes, en lugar de sumarlos a mano.
En las cuentas del mes, el programa debe decir lo cobrado, lo pendiente de cobro y lo que deja cada cliente después de pagar las horas del equipo y los desplazamientos. Así sabes qué servicios te conviene ofrecer y cuáles revisar.
Si el programa hace facturas: Verifactu
Si las facturas de tu empresa salen de un programa informático, te afecta el Real Decreto 1007/2023, el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, conocido como Verifactu. El programa tiene que guardar cada registro de facturación de forma que no se pueda cambiar ni borrar sin dejar rastro.
Desde cuándo. Según el reglamento, quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades tienen que tener el programa adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto, entre ellos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027.
Un aplazamiento anunciado, todavía sin aprobar. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó la previsión de aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria. A 12 de noviembre de 2026, el reglamento en el BOE y la página de la Agencia Tributaria mantienen las fechas de 2027. Lo explicamos con más detalle en Qué programa de gestión necesita un autónomo.
Este apartado resume lo publicado por el BOE, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Hacienda a 12 de noviembre de 2026. No es asesoramiento fiscal: confirma con tu asesoría qué te aplica y desde cuándo.
¿Un programa estándar o uno hecho para tu empresa?
Hay programas estándar para empresas de limpieza que llevan el cuadrante, los partes y las facturas. Te sirven si tu forma de trabajar cabe en ellos. Marca lo que te pase y verás qué te conviene.
Tu resultado aparecerá aquí en cuanto marques la primera casilla.
Busca uno para empresas de limpieza que haga tus tareas con pocos ajustes y, antes de contratar, comprueba que puedes descargar tus datos cuando quieras.
Prueba un programa estándar con tus servicios reales durante unas semanas. Si sigues necesitando la hoja de cálculo o el papel al lado, te conviene uno hecho para tu empresa.
Tu forma de trabajar no cabe en un programa estándar. Uno hecho para tu empresa reúne el cuadrante, los partes, la jornada, las llaves y las facturas, y se conecta con tu web.
Programas que puedes probar
Jumpoline, Maison Ivoire y Salitre son proyectos de muestra con su web y su programa. No son empresas de limpieza, pero se pueden abrir y probar: la agenda, las fichas de clientes, las cuentas y los pedidos funcionan como lo haría el programa de tu empresa.
Parque de trampolines: web para reservar desde el móvil y programa con reservas con aforo, taquilla, fiestas y bonos.
Abrir el proyecto →
Centro de estética: web en cinco idiomas con tratamientos y precios, antes y después y reserva de cita, y programa con agenda, clientas y cuentas.
Abrir el proyecto →
Marca de vermut: web en cuatro idiomas y programa de pedidos, stock por lotes y reseñas, con pedidos por código QR.
Abrir el proyecto →Para ver lo que debe tener la web de la empresa, con los servicios, la zona, el precio orientativo y la ficha de Google, lee Qué debe tener la página web de una empresa de limpieza.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar el programa de una empresa de limpieza?
El cuadrante del equipo con los servicios fijos y las sustituciones, el parte de cada servicio en el teléfono, el registro de jornada, el control de las llaves y los datos de acceso de los clientes, los presupuestos y las facturas del mes.
¿Tengo que registrar la jornada de mi equipo?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a registrar cada día la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona y a conservar esos registros durante cuatro años.
¿Cómo guardo las llaves de los clientes?
Con una etiqueta que lleve solo un número, sin nombre ni dirección, y anotando en el programa quién tiene cada llave y desde cuándo. Los códigos de alarma, en la ficha del cliente y visibles solo para quien los necesita.
¿Mi empresa tiene que cumplir Verifactu?
Si haces las facturas con un programa informático, lo normal es que sí; tu asesoría te dirá si tu caso es una excepción. Los plazos vigentes son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 la previsión de aplazarlo a octubre de 2028.
¿Cuánto cuesta un programa a medida con Proclub?
Depende de lo que tenga que hacer. Cuéntanos cómo trabaja tu empresa en el encargo y te enviamos la propuesta con el precio.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores · BOE Publicado el 24 de octubre de 2015; última actualización del texto consolidado, 21 de octubre de 2026.
- Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada · Ministerio de Trabajo y Economía Social Texto del proyecto, sin fecha en el documento; consultado el 12 de noviembre de 2026.
- Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos · BOE Publicado en el DOUE el 4 de mayo de 2016.
- Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado) · BOE Publicado el 6 de diciembre de 2023; última actualización del texto consolidado, 3 de diciembre de 2025.
- Nota informativa: ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación · Agencia Tributaria Página actualizada el 13 de octubre de 2026.
- Previsión de modificación de los plazos del Reglamento de sistemas informáticos de facturación · Ministerio de Hacienda 5 de octubre de 2026.
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