Para gestionar reservas y pedidos desde la web hacen falta dos piezas conectadas: la web, donde el cliente reserva o pide, y un programa, donde el negocio los recibe, los organiza y avisa. Así todas las reservas y todos los pedidos llegan a un mismo listado, con su hora, sus plazas o su stock, sin copiarlos a mano.
Muchos negocios reciben reservas y pedidos por teléfono, por WhatsApp, por correo y en persona, y los apuntan donde pueden: una libreta, un chat o una hoja de cálculo. Funciona mientras hay pocos. Cuando crecen, aparecen las reservas duplicadas, los pedidos olvidados y las horas de copiar datos de un sitio a otro. Esta guía explica cómo se reparten el trabajo la web y el programa para evitarlo, con dos proyectos que puedes probar.
Dos piezas que trabajan juntas.
La web es lo que ve el cliente: el formulario de reserva, la página de pedido o el código QR que escanea. El programa es lo que ve el negocio: el listado de reservas y pedidos, las plazas libres, el stock y los avisos. Las dos piezas comparten los mismos datos, así que lo que entra por la web aparece en el programa sin que nadie lo copie.
- 1Reserva o pedidoEl cliente lo hace desde la web o desde un código QR, a cualquier hora.
- 2Entra en el programaCon su hora, sus personas o sus cantidades, en un solo listado.
- 3ConfirmaciónEl cliente recibe los datos y un enlace para cambiar o cancelar.
- 4Se atiendeEl equipo marca la llegada o prepara el pedido.
Reservas con plazas limitadas.
Un restaurante tiene mesas; un parque, plazas por hora; una peluquería, profesionales con su agenda. En todos los casos la reserva solo debe aceptarse si hay hueco. Por eso la web consulta al programa las horas libres antes de que el cliente elija, y el programa no admite más personas de las que caben.
Las reservas que llegan por teléfono o en persona se anotan en el mismo programa, para que todas estén en el mismo listado. En los restaurantes, además, conviene conectar la reserva con la ficha de Google; está explicado en la guía Qué debe tener la web de un restaurante para recibir reservas.
Pedidos sin llamadas.
Cuando un negocio vende a otros negocios, como una marca que sirve a bares y tiendas, los pedidos suelen llegar por teléfono o por mensaje y alguien los copia. Un código QR por cliente lo simplifica: cada local tiene el suyo, lo escanea, elige las cantidades y envía el pedido. El programa sabe de qué local viene, sin que tenga que identificarse.
El stock, al día.
Si vendes producto, cada pedido descuenta existencias. El programa lleva la cuenta y avisa cuando un producto baja del mínimo. En productos con fecha de caducidad, conviene llevar el stock por lotes, para saber qué latas, botellas o cajas salen primero.
Avisos sin acordarse de enviarlos.
Un programa conectado a la web puede enviar los avisos que hoy se hacen a mano o no se hacen:
- Al cliente: la confirmación de la reserva o del pedido, el recordatorio antes de la cita y el aviso de que el pedido ha salido.
- Al equipo: las llegadas del día, los pedidos por preparar y los productos que bajan del mínimo.
Con tu web o con una plataforma.
Las plataformas de reservas y de reparto dan visibilidad y se ponen en marcha rápido, pero suelen cobrar una comisión o una cuota, y la relación con el cliente pasa por ellas. Con tu propia web, las reservas y los pedidos llegan directamente a tu programa y los datos de tus clientes quedan en tu negocio.
No es una cosa o la otra. Muchos negocios usan las dos: la plataforma para que los descubran y su web para quien ya los conoce y vuelve. Lo importante es que todo termine en el mismo listado.
Para elegir el programa, la guía Qué programa de gestión necesita un autónomo explica qué piezas conviene revisar y cuándo compensa un programa a medida.
Dos proyectos que puedes probar.
La web y el programa de estos dos proyectos de muestra funcionan con datos de ejemplo. Puedes hacer una reserva o un pedido y ver cómo aparece en el programa.
Parque de trampolines: web para reservar desde el móvil y programa con reservas con aforo, taquilla, fiestas y bonos.
Abrir el proyecto →
Marca de vermut: web en cuatro idiomas y programa de pedidos, stock por lotes y reseñas, con pedidos por código QR.
Abrir el proyecto →Preguntas frecuentes.
¿Qué necesito para recibir reservas desde mi web?
Una web con un formulario de reserva y un programa que reciba las reservas, conozca las plazas libres y envíe la confirmación al cliente.
¿Cómo evito reservar dos veces el mismo hueco?
Haciendo que todas las reservas, lleguen por la web, por teléfono o en persona, se anoten en el mismo programa, y que la web solo enseñe las horas que tienen plazas.
¿Cómo pueden hacerme pedidos otros negocios sin llamar?
Con un código QR para cada cliente: lo escanea, elige las cantidades y envía el pedido, que aparece en el programa con su nombre.
¿Es mejor usar mi web o una plataforma de reservas?
Las plataformas dan visibilidad pero suelen cobrar comisión o cuota. La web propia deja los datos de tus clientes en tu negocio. Muchos negocios usan las dos.
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Proclub Agency. Páginas web y programas de gestión a medida para negocios. Esta guía se revisa cuando cambian sus fuentes.