Une entreprise de nettoyage a besoin d’un logiciel qui réunit le planning de l’équipe, avec les interventions régulières et les remplacements ; le rapport de chaque intervention sur le téléphone de la personne qui la fait ; l’enregistrement du temps de travail de chacun ; les clés et les indications d’accès des clients, bien protégées ; ainsi que les devis et les factures, au même endroit et relié au site.
Le planning de la semaine dans un tableur, les changements de dernière minute par WhatsApp, les clés des clients dans un tiroir et les heures de chacun notées sur papier : tout se trouve à un endroit différent, et si quelqu’un est malade le lundi à sept heures, c’est à vous de refaire la journée. Ce guide explique ce que doit faire le logiciel d’une entreprise de nettoyage en Suisse, ce qui s’applique à l’enregistrement du temps de travail, comment protéger les clés et les indications d’accès des clients. Il propose aussi un test pour savoir si un logiciel standard suffit ou si un logiciel sur mesure vaut la peine, et des exemples à essayer.
Le planning : qui va où, et quand
La plus grande partie du travail d’une entreprise de nettoyage se répète : le bureau le lundi et le jeudi, l’appartement toutes les deux semaines, la cage d’escalier le mardi. Le logiciel doit créer ces interventions tout seul chaque semaine et laisser de la place pour les mandats ponctuels.
- Des interventions régulières qui se répètent toutes seules, chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois, avec leur heure et leur durée.
- Une vue par personne et par jour, avec le temps de trajet entre deux interventions.
- Vacances, maladie et remplacements : quand quelqu’un est absent, le logiciel montre ses interventions non couvertes et qui est libre à cette heure-là.
- Les demandes du site arrivent automatiquement dans le planning, à côté de celles reçues par téléphone ou par WhatsApp.
- Des messages au client : un rappel la veille et un avis si une autre personne vient.
Le rapport de chaque intervention, sur le téléphone
Chaque personne de l’équipe voit sur son téléphone les interventions du jour : l’adresse, l’heure, ce qu’il faut faire et les indications du client, comme « le chat ne doit pas sortir sur le balcon » ou « pas d’eau de Javel sur le parquet ». À la fin, elle coche ce qui est fait et, en cas de problème, ajoute une photo : un robinet qui goutte ou une tache qui ne part pas. Le client peut recevoir un message quand l’intervention est terminée.
L’enregistrement du temps de travail de chacun
Selon l’article 46 de la loi sur le travail et l’article 73 de l’ordonnance 1 relative à la loi sur le travail, l’employeur doit documenter la durée du travail quotidienne et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que l’horaire et la durée des pauses d’une demi-heure et plus. Selon le portail PME de la Confédération, ces documents doivent être conservés pendant cinq ans.
Dans une entreprise de nettoyage, chaque personne commence et termine à des endroits différents. Le plus pratique est qu’elle enregistre le début et la fin sur le même téléphone que celui où elle voit ses interventions. Ainsi, l’enregistrement du temps de travail et les rapports d’intervention viennent de la même source et concordent.
Cette section résume les informations du SECO et du portail PME de la Confédération au 12 novembre 2026. Les entreprises de moins de 50 employés peuvent, à certaines conditions, convenir d’un enregistrement simplifié. Elle ne constitue pas un conseil juridique : pour votre cas, adressez-vous à votre fiduciaire.
Les clés et les indications d’accès des clients
Une entreprise de nettoyage conserve souvent des clés, des télécommandes de garage et des codes d’alarme de ses clients. Une clé avec une étiquette portant le nom et l’adresse du client est un risque si elle se perd. Dans le logiciel, cela se traduit par quatre choses :
- Des clés avec un numéro, sans nom ni adresse. Seul le logiciel sait à quel client correspond chaque numéro.
- Qui a quelle clé et depuis quand : c’est enregistré à la remise et au retour.
- Les codes et les indications d’accès dans la fiche du client, pas dans des messages WhatsApp ni sur des feuilles volantes, et visibles seulement pour la personne qui fait l’intervention.
- Un identifiant et un mot de passe pour chaque personne de l’équipe, et l’accès désactivé le jour de son départ.
Clients, devis et bouclement du mois
La fiche de chaque client réunit ses coordonnées, ses interventions régulières, son tarif à l’heure ou par intervention, ses indications et son historique. Un devis accepté devient une intervention sans devoir le ressaisir. En fin de mois, le logiciel prépare la facture de chaque client avec les interventions effectuées et les heures des rapports, avec QR-facture, au lieu de tout additionner à la main.
Dans le bouclement du mois, le logiciel doit montrer ce qui est payé, ce qui reste ouvert et ce que rapporte chaque client une fois payées les heures de l’équipe et les trajets. Vous voyez ainsi quelles prestations mettre en avant et lesquelles revoir.
Un logiciel standard ou un logiciel pour votre entreprise ?
Il existe des logiciels standard pour les entreprises de nettoyage qui gèrent le planning, les rapports et les factures. Ils suffisent si votre façon de travailler s’y adapte. Cochez ce qui vous concerne et vous verrez ce qui vaut la peine.
Votre résultat s’affiche ici dès que vous cochez la première case.
Choisissez-en un conçu pour les entreprises de nettoyage, qui couvre vos besoins avec peu de réglages et, avant de vous engager, vérifiez que vous pouvez télécharger vos données quand vous le souhaitez.
Essayez un logiciel standard pendant quelques semaines avec vos vraies interventions. Si vous avez encore besoin du tableur ou du papier à côté, un logiciel conçu pour votre entreprise vaut la peine.
Votre façon de travailler n’entre pas dans un logiciel standard. Un logiciel conçu pour votre entreprise réunit le planning, les rapports, le temps de travail, les clés et les factures, et il est relié à votre site.
Des logiciels à essayer
Jumpoline, Maison Ivoire et Salitre sont des projets de démonstration avec leur site et leur logiciel. Ce ne sont pas des entreprises de nettoyage, mais vous pouvez les ouvrir et les essayer : le calendrier, les fiches clients, la comptabilité et les commandes fonctionnent comme le ferait le logiciel de votre entreprise.
Parc de trampolines : un site pour réserver depuis le mobile et un logiciel avec réservations selon la capacité, caisse, fêtes et abonnements.
Ouvrir le projet →
Institut de beauté : un site en cinq langues avec soins et prix, avant-après et prise de rendez-vous, et un logiciel avec agenda, clientes et comptabilité.
Ouvrir le projet →
Marque de vermouth : un site en quatre langues et un logiciel de commandes, de stock par lots et d’avis, avec commandes par code QR.
Ouvrir le projet →Pour savoir ce dont le site de l’entreprise a besoin, avec les prestations, la zone desservie, le prix indicatif et le profil d’établissement Google, lisez Ce dont le site d’une entreprise de nettoyage a besoin.
Questions fréquentes
Que doit faire le logiciel d’une entreprise de nettoyage ?
Gérer le planning avec les interventions régulières et les remplacements, le rapport de chaque intervention sur le téléphone, l’enregistrement du temps de travail, le suivi des clés des clients, les devis et les factures du mois.
Dois-je enregistrer le temps de travail de mon équipe ?
Oui. Selon la loi sur le travail et son ordonnance 1, l’employeur documente la durée du travail quotidienne et hebdomadaire ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus. Les documents se conservent pendant cinq ans.
Comment conserver les clés des clients ?
Avec une étiquette qui ne porte qu’un numéro, sans nom ni adresse, et une inscription dans le logiciel indiquant qui a quelle clé et depuis quand. Les codes d’alarme vont dans la fiche du client, visibles seulement pour la personne qui en a besoin.
Combien coûte un logiciel sur mesure chez Proclub ?
Cela dépend de ce qu’il doit faire. Décrivez-nous dans la demande comment travaille votre entreprise et vous recevez une proposition avec le prix.
Sources
- Saisie du temps de travail : une obligation pour les employeurs · Portail PME de la Confédération Sans date sur la page ; consultée le 12 novembre 2026.
- Enregistrement de la durée du travail · Secrétariat d’État à l’économie SECO Sans date sur la page ; consultée le 12 novembre 2026.
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