¿Qué programa de gestiónnecesita un autónomo?

Muchos pequeños negocios llevan la gestión repartida entre una libreta, una hoja de cálculo, el calendario del teléfono, WhatsApp y el programa de facturas. Cada herramienta funciona por separado, pero ninguna sabe lo que hacen las demás. Aquí tienes lo que debe hacer un programa de gestión para un autónomo o un pequeño negocio en España, una prueba para saber si te conviene uno estándar o uno a medida, lo que exige la ley de facturación y qué preguntar antes de contratar.

Lo que tiene que hacer tu programa

Una peluquería depende de su agenda; una tienda, de su stock; un instalador, de sus presupuestos. Aun así, casi todos los negocios repiten las mismas tareas cada semana. Estas son las piezas que conviene revisar:

• Clientes. Una ficha por cliente con sus datos, lo que ha contratado, sus presupuestos, sus facturas y las notas del equipo.
• Agenda o reservas. Citas, turnos o reservas con su hora y la persona que atiende, a la vista de todo el equipo. Si el cliente reserva desde la web, la cita tiene que aparecer sola en la agenda.
• Presupuestos. Que se preparen a partir de tu lista de servicios y precios y que, cuando el cliente los acepta, pasen a factura sin escribirlos otra vez.
• Facturas y cobros. Hacer la factura, saber cuáles están cobradas y cuáles no, y recibir un aviso cuando una vence.
• Stock, si vendes producto. Lo que entra, lo que sale y un aviso cuando algo baja del mínimo.
• Avisos y recordatorios. Recordatorios de cita para tus clientes y avisos de presupuestos sin respuesta, sin tener que acordarte de enviarlos.
• Informes sencillos. Cuánto has facturado este mes, qué servicios se venden más y qué clientes no vuelven.

Una forma práctica de empezar: apunta durante una semana las tareas que repites y el tiempo que te llevan. Esa lista te dice qué piezas necesita tu programa y cuáles te sobran.

¿Un programa estándar o uno a medida?

Un programa estándar es el mismo para muchos negocios: se contrata, se configura y se empieza a usar. Un programa a medida se diseña para un negocio concreto, a partir de cómo trabaja. Los dos son buenas opciones; la cuestión es cuál encaja con tu forma de trabajar.

Un programa estándar suele convenir cuando trabajas como es habitual en tu sector, cuando necesitas empezar cuanto antes y cuando el programa ya hace tus tareas con pocos ajustes. A su favor: lo usan muchos negocios, recibe actualizaciones y tiene soporte.

Un programa a medida suele convenir cuando tu negocio combina actividades que ningún programa estándar reúne, cuando usas varias herramientas que no se comunican entre sí o cuando el programa estándar te obliga a cambiar una forma de trabajar que te funciona. A su favor: muestra solo lo que usas, con los nombres de tu oficio, y puede crecer con el negocio.

Una señal clara: si tu equipo tiene una hoja de cálculo abierta al lado del programa para hacer lo que el programa no hace, ese programa no encaja del todo.

Dos proyectos de muestra de Proclub Agency enseñan cómo es un programa a medida. Jumpoline es un parque de trampolines con un programa que reúne reservas con aforo, taquilla, fiestas, bonos, productos, reseñas y facturación. Salitre es una marca de vermut con un programa de pedidos, stock por lotes, puntos de venta, precios, suscriptores, reseñas y facturación, en el que los pedidos hechos con un código QR aparecen solos.

¿Te conviene un programa estándar o uno a medida?

Marca lo que te pase. Según lo que marques, verás qué tipo de programa encaja con tu negocio.

Lo que exige Verifactu y desde cuándo

Si haces tus facturas con un programa informático, te afecta el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, conocido como Verifactu.

A quién se aplica. A quienes tributan en el Impuesto sobre Sociedades, a los autónomos que tributan en el IRPF por su actividad, a los no residentes con establecimiento permanente y a las entidades en atribución de rentas con actividad económica, siempre que facturen con un programa informático, aunque sea solo una parte de su actividad (artículo 3). La Agencia Tributaria aclara que no se aplica a los residentes en el País Vasco y Navarra ni a quienes llevan los libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII).

Qué exige. Que el programa conserve los registros de facturación sin que se puedan cambiar ni borrar sin dejar rastro, y que se puedan consultar y leer en cualquier momento (artículo 8). Cada factura genera un registro que queda encadenado al anterior, y cualquier cambio queda detectado. Según la Agencia Tributaria, todas las facturas, completas o simplificadas, llevarán un código QR.

Dos formas de cumplirlo. En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía los registros a la Agencia Tributaria en el momento. En la modalidad NO VERI*FACTU, no los envía, pero tiene que firmarlos y guardar un registro de lo que pasa en el programa. Para los negocios pequeños que no quieran un programa, la Agencia Tributaria indica que pondrá un formulario en su sede electrónica, que solo admite facturas completas.

Desde cuándo. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, fijó los plazos vigentes: quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades tienen que tener el programa adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto, entre ellos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027.

Un aplazamiento anunciado, todavía sin aprobar. El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota con la «previsión de modificación» de estos plazos: aplazarlos hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales que facturan hasta 8 millones de euros al año. A la fecha de esta guía, el reglamento en el BOE (última actualización, 3 de diciembre de 2025) y la nota de la Agencia Tributaria (actualizada el 13 de octubre de 2026) mantienen las fechas de 2027.

Este apartado resume lo publicado por el BOE, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Hacienda a 2 de noviembre de 2026. No es asesoramiento fiscal. Los plazos ya han cambiado dos veces: confirma con tu asesoría qué te aplica y desde cuándo antes de elegir o cambiar de programa.

El reglamento también protege a quien compra el programa: su artículo 13 obliga al fabricante a firmar una declaración responsable de que el programa cumple la norma, y esa declaración tiene que estar a tu disposición cuando lo contratas.

Qué pasa con tus datos

El programa guarda la información más valiosa de tu negocio. Antes de contratar, conviene saber qué pasa con ella en cuatro situaciones:

• Cuando quieres usarla fuera del programa. Que puedas descargar clientes, facturas y movimientos en un archivo que abra cualquier hoja de cálculo, cuando quieras y sin pagar más.
• Cuando algo falla. Cada cuánto se hacen copias de seguridad, dónde se guardan y cuánto se tarda en recuperar los datos. El Reglamento General de Protección de Datos incluye, entre las medidas de seguridad adecuadas según el riesgo, «la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico» (artículo 32).
• Cuando trabaja más de una persona. Cada usuario con su contraseña y con permisos según lo que hace, y un registro de quién cambió qué y cuándo.
• Cuando dejas el servicio. Si el proveedor guarda los datos personales de tus clientes por cuenta tuya, es lo que la ley llama encargado del tratamiento, y esa relación tiene que estar en un contrato (artículo 28.3). Ese contrato debe decir que, cuando termine el servicio, el proveedor borre o te devuelva los datos, como tú elijas.

Cómo empezar con un programa nuevo

Para que el cambio salga bien, ayuda seguir un orden:

• Empieza por lo que más tiempo te quita. Si son las citas, la agenda; si son los presupuestos, los presupuestos. Lo demás se añade después.
• Pruébalo con tus datos reales. Una demostración con datos de ejemplo no enseña los casos difíciles; tus clientes y tus servicios, sí.
• Pregunta cómo se pasa lo que ya tienes. Tus clientes y tus artículos no deberían escribirse otra vez a mano.
• Revísalo al cabo de un mes. Qué se usa, qué no se usa y qué falta.

Dos programas que puedes probar

Los programas de estos dos proyectos de muestra se pueden abrir y usar con datos de ejemplo.

Jumpoline

Parque de trampolines: web para reservar desde el móvil y programa con reservas con aforo, taquilla, fiestas y bonos.

Abrir el proyecto →

Salitre

Marca de vermut: web en cuatro idiomas y programa de pedidos, stock por lotes y reseñas, con pedidos por código QR.

Abrir el proyecto →

Cinco preguntas antes de contratar

Valen para cualquier proveedor, estándar o a medida. Pide la respuesta por escrito a cada una:

• ¿Puedo descargar todos mis datos cuando quiera? Clientes, facturas y movimientos, en un archivo que abra cualquier hoja de cálculo y sin pagar más.
• ¿Cada cuánto se hacen copias de seguridad? Y dónde se guardan, y cuánto se tarda en recuperar los datos si algo falla.
• ¿Quién puede ver y cambiar cada cosa? Usuarios con contraseña propia, permisos según lo que hace cada uno y un registro de cambios.
• ¿El programa cumple el reglamento de facturación? Pide la declaración responsable del fabricante y pregunta en qué modalidad trabaja: VERI*FACTU o NO VERI*FACTU. Confírmalo con tu asesoría.
• ¿Qué pasa con mis datos si dejo el servicio? El contrato debe decir que te los devuelven o los borran, como tú elijas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado) · BOE Publicado el 6 de diciembre de 2023; última actualización del texto consolidado, 3 de diciembre de 2025.
• Nota informativa: ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación · Agencia Tributaria Página actualizada el 13 de octubre de 2026.
• Previsión de modificación de los plazos del Reglamento de sistemas informáticos de facturación · Ministerio de Hacienda 5 de octubre de 2026.
• Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU: cuestiones generales · Agencia Tributaria Página actualizada el 13 de octubre de 2026.
• ¿Quiénes están obligados y qué operaciones se incluyen? · Agencia Tributaria Página actualizada el 13 de octubre de 2026.
• Modalidades de cumplimiento de las obligaciones de los sistemas informáticos de facturación · Agencia Tributaria Página actualizada el 13 de octubre de 2026.
• Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos · BOE Publicado en el DOUE el 4 de mayo de 2016.

Sigue leyendo

Cómo gestionar reservas y pedidos desde tu página webCómo conseguir clientes con tu página webCómo diseñar una página web que consiga clientes

Proclub Agency. Páginas web y programas de gestión a medida para negocios. Esta guía se revisa cuando cambian sus fuentes.