Eine Reinigungsfirma braucht eine Software, die den Einsatzplan des Teams mit festen Einsätzen und Vertretungen, den Arbeitsrapport jedes Einsatzes auf dem Handy, die Arbeitszeiterfassung jeder Person, die Schlüssel und Zugangsangaben der Kunden, gut geschützt, sowie Offerten und Rechnungen an einem Ort vereint und mit der Website verbunden ist.
Der Wochenplan in einer Tabelle, kurzfristige Änderungen per WhatsApp, die Schlüssel der Kunden in einer Schublade und die Stunden jeder Person auf Papier: Alles liegt an einem anderen Ort, und wenn sich am Montag um sieben Uhr jemand krank meldet, müssen Sie den Tag selbst neu planen. Dieser Ratgeber zeigt, was die Software einer Reinigungsfirma in der Schweiz können muss, was bei der Arbeitszeiterfassung gilt, wie Sie Kundenschlüssel und Zugangsangaben schützen, einen Test, ob sich eine Standardsoftware oder eine individuelle Lösung lohnt, und Beispiele zum Ausprobieren.
Der Einsatzplan: wer wann wohin geht
Der grösste Teil der Arbeit einer Reinigungsfirma wiederholt sich: das Büro am Montag und Donnerstag, die Wohnung alle zwei Wochen, das Treppenhaus am Dienstag. Die Software muss diese Einsätze jede Woche selbst anlegen und Platz für einmalige Aufträge lassen.
- Feste Einsätze, die sich selbst wiederholen, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich, mit Uhrzeit und Dauer.
- Ansicht nach Person und nach Tag, mit der Fahrzeit zwischen zwei Einsätzen.
- Ferien, Krankheit und Vertretungen: Fällt jemand aus, zeigt die Software die offenen Einsätze und wer zu dieser Zeit frei ist.
- Anfragen von der Website erscheinen automatisch im Plan, neben denen per Telefon oder WhatsApp.
- Benachrichtigungen an den Kunden: eine Erinnerung am Vortag und eine Nachricht, wenn eine andere Person kommt.
Der Arbeitsrapport jedes Einsatzes, auf dem Handy
Jede Person im Team sieht auf dem Handy die Einsätze des Tages: Adresse, Uhrzeit, was zu tun ist und die Hinweise des Kunden, etwa «die Katze darf nicht auf den Balkon» oder «kein Chlor auf dem Parkett». Am Ende hakt sie ab, was erledigt ist, und fügt bei einem Problem ein Foto hinzu: ein tropfender Wasserhahn oder ein hartnäckiger Fleck. Der Kunde kann eine Nachricht erhalten, wenn der Einsatz abgeschlossen ist.
Die Arbeitszeiterfassung jeder Person
Nach Artikel 46 des Arbeitsgesetzes und Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz müssen Arbeitgebende die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit, sowie Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr. Laut dem KMU-Portal des Bundes sind diese Unterlagen fünf Jahre lang aufzubewahren.
Bei einer Reinigungsfirma beginnt und endet jede Person an anderen Orten. Am praktischsten ist es, wenn sie Beginn und Ende auf demselben Handy erfasst, auf dem sie ihre Einsätze sieht. So stammen Arbeitszeiterfassung und Arbeitsrapporte aus derselben Quelle und stimmen überein.
Dieser Abschnitt fasst die Angaben des SECO und des KMU-Portals des Bundes zusammen, Stand 12. November 2026. Für Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden ist unter Bedingungen eine vereinfachte Erfassung möglich. Er ist keine Rechtsberatung: Klären Sie Ihren Fall mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder ab.
Schlüssel und Zugangsangaben der Kunden
Eine Reinigungsfirma verwahrt oft Schlüssel, Garagenöffner und Alarmcodes ihrer Kunden. Ein Schlüssel mit einem Anhänger, auf dem Name und Adresse des Kunden stehen, ist ein Risiko, wenn er verloren geht. In der Software heisst das vier Dinge:
- Schlüssel mit einer Nummer, ohne Namen und Adresse. Nur die Software weiss, zu welchem Kunden die Nummer gehört.
- Wer welchen Schlüssel seit wann hat: Das wird bei der Abholung und bei der Rückgabe erfasst.
- Codes und Zugangshinweise im Kundendossier, nicht in WhatsApp-Nachrichten oder auf losen Zetteln, und nur für die Person sichtbar, die den Einsatz übernimmt.
- Ein eigener Benutzer und ein eigenes Passwort für jede Person im Team, und der Zugang wird am Tag des Austritts gesperrt.
Kunden, Offerten und Monatsabschluss
Das Kundendossier vereint die Angaben des Kunden, seine festen Einsätze, seinen Tarif pro Stunde oder pro Einsatz, seine Hinweise und seine Historie. Eine angenommene Offerte wird zum Einsatz, ohne dass Sie sie neu erfassen müssen. Am Monatsende erstellt die Software die Rechnung jedes Kunden mit den geleisteten Einsätzen und den Stunden aus den Arbeitsrapporten, mit QR-Rechnung, statt alles von Hand zusammenzuzählen.
Im Monatsabschluss sollte die Software zeigen, was bezahlt ist, was noch offen ist und was jeder Kunde nach Abzug der Arbeitsstunden und Fahrten einbringt. So sehen Sie, welche Leistungen Sie fördern und welche Sie überdenken sollten.
Standardsoftware oder eine Software für Ihre Firma?
Es gibt Standardsoftware für Reinigungsfirmen, die Einsatzplan, Rapporte und Rechnungen führt. Sie reicht, wenn Ihre Arbeitsweise hineinpasst. Markieren Sie, was auf Sie zutrifft, und Sie sehen, was sich lohnt.
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Suchen Sie eine für Reinigungsfirmen, die Ihre Aufgaben mit wenigen Anpassungen erledigt, und prüfen Sie vor dem Abschluss, ob Sie Ihre Daten jederzeit herunterladen können.
Testen Sie eine Standardsoftware einige Wochen mit Ihren echten Einsätzen. Brauchen Sie danach immer noch die Tabelle oder das Papier daneben, lohnt sich eine Software für Ihre Firma.
Ihre Arbeitsweise passt nicht in eine Standardsoftware. Eine Software für Ihre Firma vereint Einsatzplan, Rapporte, Arbeitszeit, Schlüssel und Rechnungen und ist mit Ihrer Website verbunden.
Software zum Ausprobieren
Jumpoline, Maison Ivoire und Salitre sind Musterprojekte mit Website und Software. Es sind keine Reinigungsfirmen, aber Sie können sie öffnen und ausprobieren: Kalender, Kundendossiers, Buchhaltung und Bestellungen funktionieren so, wie es die Software Ihrer Firma täte.
Trampolinpark: Website zum Buchen auf dem Handy und Programm mit Buchungen nach Kapazität, Kasse, Feiern und Abos.
Projekt öffnen →
Kosmetikstudio: Website in fünf Sprachen mit Behandlungen und Preisen, Vorher-Nachher und Terminbuchung, dazu ein Programm mit Kalender, Kundinnen und Buchhaltung.
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Wermutmarke: Website in vier Sprachen und Programm für Bestellungen, Lager nach Chargen und Bewertungen, mit Bestellungen per QR-Code.
Projekt öffnen →Was die Website der Firma braucht, mit Leistungen, Einzugsgebiet, Richtpreis und Google-Unternehmensprofil, lesen Sie in Was die Website einer Reinigungsfirma braucht.
Häufige Fragen
Was muss die Software einer Reinigungsfirma können?
Einsatzplan mit festen Einsätzen und Vertretungen, Arbeitsrapport jedes Einsatzes auf dem Handy, Arbeitszeiterfassung, Übersicht über die Kundenschlüssel, Offerten und Monatsrechnungen.
Muss ich die Arbeitszeit meines Teams erfassen?
Ja. Nach Arbeitsgesetz und Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz erfassen Arbeitgebende die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Pausen ab einer halben Stunde. Die Unterlagen werden fünf Jahre aufbewahrt.
Wie bewahre ich die Schlüssel der Kunden auf?
Mit einem Anhänger, der nur eine Nummer trägt, ohne Namen und Adresse, und mit einem Eintrag in der Software, wer welchen Schlüssel seit wann hat. Alarmcodes gehören ins Kundendossier und sind nur für die Person sichtbar, die sie braucht.
Was kostet eine individuelle Software bei Proclub?
Das hängt davon ab, was sie leisten soll. Beschreiben Sie uns in der Anfrage, wie Ihre Firma arbeitet, und Sie erhalten eine Offerte mit dem Preis.
Quellen
- Arbeitszeiterfassung · Staatssekretariat für Wirtschaft SECO Ohne Datum auf der Seite; abgerufen am 12. November 2026.
- Arbeitszeiterfassung: Pflicht für Arbeitgebende · KMU-Portal des Bundes Ohne Datum auf der Seite; abgerufen am 12. November 2026.
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