Qué programa necesitauna empresa de limpieza

La programación de la semana en una hoja de cálculo, los cambios de última hora por WhatsApp, las llaves de los clientes en un cajón y las horas de cada persona anotadas en papel: cada cosa está en un lugar distinto, y si alguien se enferma el lunes a las siete de la mañana, rehacer el día depende de ti. Aquí tienes lo que debe llevar el programa de una empresa de limpieza, cómo registrar las horas del equipo y cuidar los datos de tus clientes, una prueba para saber si te conviene un programa estándar o uno a medida, y ejemplos que puedes probar.

La programación del equipo: quién va a cada lugar y cuándo

En una empresa de limpieza, la mayor parte del trabajo se repite: la oficina de los lunes y los jueves, el departamento cada quince días, el edificio de los martes. El programa tiene que crear esos servicios solo cada semana y dejar libres los horarios para los encargos puntuales.

• Servicios fijos que se repiten solos, cada semana, cada quince días o cada mes, con su hora y lo que dura cada uno.
• Vista por persona y por día, con el tiempo de traslado entre un servicio y el siguiente.
• Vacaciones, licencias y reemplazos: al marcar que alguien falta, el programa muestra sus servicios sin cubrir y quién está libre a esa hora.
• Los encargos de la web, adentro solos, junto a los que llegan por teléfono o por WhatsApp.
• Avisos al cliente: el recordatorio del día anterior y, si cambia la persona que va, un aviso.

El parte de cada servicio, en el celular de quien lo hace

Cada persona del equipo ve en su celular los servicios del día: la dirección, la hora, lo que hay que hacer y las indicaciones del cliente, como «el gato no puede salir al balcón» o «no usar cloro en el piso de madera». Al terminar, marca lo hecho y, si hay una incidencia, agrega una foto: una gotera o una mancha que no sale. El cliente puede recibir un aviso cuando el servicio está terminado.

El registro de las horas de cada persona

Registra cada día la hora de entrada y de salida de cada persona del equipo, y conserva esos registros. Consulta con tu contador o asesor qué exige la ley de tu país sobre el registro de horas y durante cuánto tiempo hay que guardarlo.

En una empresa de limpieza, cada persona empieza y termina en lugares distintos. Lo práctico es que marque la entrada y la salida desde el mismo celular en el que ve sus servicios: así el registro de horas y los partes de trabajo salen del mismo lugar y cuadran entre sí.

Las llaves y los datos de acceso de cada cliente

Una empresa de limpieza suele guardar llaves, controles del portón y códigos de alarma de sus clientes. Una llave con una etiqueta que lleva el nombre y la dirección del cliente es un riesgo si se pierde. En el programa, el cuidado de estos datos se traduce en cuatro cosas:

• Llaves con un número, sin nombre ni dirección. Solo el programa sabe a qué cliente corresponde cada número.
• Quién tiene cada llave y desde cuándo: se anota al recogerla y al devolverla.
• Los códigos y las indicaciones de acceso, en la ficha del cliente, no en mensajes de WhatsApp ni en papeles sueltos, y visibles solo para quien hace ese servicio.
• Un usuario y una contraseña para cada persona del equipo, y la baja del acceso cuando deja la empresa.

Clientes, presupuestos y cuentas del mes

La ficha de cada cliente reúne sus datos, sus servicios fijos, lo que paga por hora o por servicio, sus indicaciones y su historial. Un presupuesto aceptado se convierte en servicio sin volver a escribirlo. Y a fin de mes, el programa prepara la factura de cada cliente con los servicios hechos y las horas de los partes, en lugar de sumarlos a mano.

En las cuentas del mes, el programa debe decir lo cobrado, lo pendiente de cobro y lo que deja cada cliente después de pagar las horas del equipo y los traslados. Así sabes qué servicios te conviene ofrecer y cuáles revisar.

Si el programa también emite tus facturas, pregúntale a tu contador qué exige la facturación electrónica en tu país antes de elegirlo.

¿Un programa estándar o uno hecho para tu empresa?

Hay programas estándar para empresas de limpieza que llevan la programación, los partes y las facturas. Te sirven si tu forma de trabajar cabe en ellos. Marca lo que te pase y vas a ver qué te conviene.

Programas que puedes probar

Jumpoline, Maison Ivoire y Salitre son proyectos de muestra con su web y su programa. No son empresas de limpieza, pero se pueden abrir y probar: la agenda, las fichas de clientes, las cuentas y los pedidos funcionan como lo haría el programa de tu empresa.

Jumpoline

Parque de trampolines: web para reservar desde el móvil y programa con reservas con aforo, taquilla, fiestas y bonos.

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Maison Ivoire

Centro de estética: web en cinco idiomas con tratamientos y precios, antes y después y reserva de cita, y programa con agenda, clientas y cuentas.

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Salitre

Marca de vermut: web en cuatro idiomas y programa de pedidos, stock por lotes y reseñas, con pedidos por código QR.

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Para ver lo que debe tener la web de la empresa, con los servicios, la zona, el precio orientativo y la ficha de Google, lee Qué debe tener la página web de una empresa de limpieza.

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