Un centro de estética necesita un programa que reúna la agenda por cabina y por profesional, con lo que dura cada tratamiento; la ficha de cada clienta, con su historial; los paquetes de sesiones y las tarjetas de regalo; los recordatorios de cita; y la caja y las cuentas del mes, todo en un mismo lugar y conectado con su web.
La agenda en papel en la recepción, las citas que llegan por WhatsApp, la libreta con las sesiones que le quedan a cada clienta y una hoja de cálculo para la caja: cada cosa está en un lugar distinto, y quien las une eres tú al final del día. Aquí tienes lo que debe llevar el programa de un centro de estética, cómo cuidar los datos de salud de tus clientas, una prueba para saber si te conviene un programa estándar o uno a medida, y un ejemplo que puedes probar.
Una agenda que sabe lo que dura cada tratamiento
En un centro de estética, cada tratamiento ocupa una cabina, a veces un equipo, y a una profesional durante un tiempo distinto: una manicura, media hora; una limpieza facial, una hora; una sesión de láser, según la zona. El programa tiene que saberlo para no dar dos citas en la misma cabina ni ofrecer un horario en el que el tratamiento no cabe.
- Vista por día y por semana, por cabina y por profesional.
- La duración de cada tratamiento, que bloquea el tiempo justo, con unos minutos para preparar la cabina si hace falta.
- Las citas de la web, adentro solas, junto a las del teléfono y las de WhatsApp, en una misma lista.
- El estado de cada cita: confirmada, pendiente, atendida o no se presentó.
- Recordatorios automáticos, con un enlace para cambiar o cancelar.
La ficha de cada clienta
La ficha reúne lo que el centro sabe de cada clienta: sus datos de contacto, cada visita con su tratamiento y su precio, lo que suele gastar, su tratamiento favorito, su cumpleaños si quiso darlo y las notas del equipo, como «piel sensible alrededor de los ojos» o «prefiere las citas por la mañana». Con ella, cualquier persona del centro puede atenderla sin volver a preguntarle lo mismo.
Los datos de salud necesitan un cuidado especial. Para hacer un tratamiento con seguridad, el centro suele preguntar por alergias, medicamentos, embarazo o problemas de piel. Es información delicada, y la ley de protección de datos de tu país puede exigir condiciones especiales para guardarla.
En el programa, eso se traduce en tres cosas:
- Preguntar solo lo necesario para hacer el tratamiento, y guardarlo en la ficha, no en mensajes de WhatsApp ni en papeles sueltos.
- Que solo lo vea quien lo necesita, con un usuario y una contraseña para cada persona del equipo.
- Guardar la autorización con la ficha. La de la clienta para guardar esos datos y, si la dio, la de usar sus fotos de antes y después. Para tu caso concreto, consulta con un asesor.
Paquetes de sesiones y tarjetas de regalo
Muchos tratamientos se venden por sesiones, como un paquete de seis sesiones de láser o de cinco masajes. El programa tiene que saber cuántas sesiones pagó cada clienta, cuántas le quedan y hasta cuándo puede usarlas, y descontar una al atenderla. Con las tarjetas de regalo pasa lo mismo: un código para cada una, su monto o el tratamiento que incluye, la fecha hasta la que vale y si ya se usó.
La caja del día y las cuentas del mes
Al cerrar el día, el programa tiene que decir cuánto se cobró y cómo: en efectivo, con tarjeta o por transferencia. Al cerrar el mes, los ingresos, los gastos, como los productos, la renta o los equipos, y lo que queda. Si además separa lo que deja cada tratamiento y cada profesional, vas a saber qué te conviene promocionar.
Si el programa también emite tus facturas, pregúntale a tu contador qué exige la facturación electrónica en tu país antes de elegirlo.
¿Un programa estándar o uno hecho para tu centro?
Hay programas estándar para centros de estética que llevan la agenda, las fichas y la caja. Te sirven si tu forma de trabajar cabe en ellos. Marca lo que te pase y vas a ver qué te conviene.
Tu resultado aparecerá aquí en cuanto marques la primera casilla.
Busca uno para centros de estética que haga tus tareas con pocos ajustes y, antes de contratar, comprueba que puedes descargar tus datos cuando quieras.
Prueba un programa estándar con tus citas reales durante unas semanas. Si sigues necesitando la libreta o la hoja de cálculo al lado, te conviene uno hecho para tu centro.
Tu forma de trabajar no cabe en un programa estándar. Uno hecho para tu centro reúne la agenda, las fichas, los paquetes y la caja, y se conecta con tu web.
Un programa que puedes probar
Maison Ivoire es un centro de estética de muestra con su web, su reserva de cita y su programa: resumen, calendario, fichas de clientas, contabilidad y valoraciones. Se puede abrir y probar, igual que los otros proyectos.
Centro de estética: web en cinco idiomas con tratamientos y precios, antes y después y reserva de cita, y programa con agenda, clientas y cuentas.
Abrir el proyecto →
Parque de trampolines: web para reservar desde el móvil y programa con reservas con aforo, taquilla, fiestas y bonos.
Abrir el proyecto →
Marca de vermut: web en cuatro idiomas y programa de pedidos, stock por lotes y reseñas, con pedidos por código QR.
Abrir el proyecto →Para ver lo que debe tener la web del centro, con los tratamientos, la reserva de cita y las fotos de antes y después, lee Qué debe tener la página web de un centro de estética.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar el programa de un centro de estética?
Una agenda por cabina y por profesional que sepa lo que dura cada tratamiento, la ficha de cada clienta con su historial, los paquetes y las tarjetas de regalo, los recordatorios de cita y la caja y las cuentas del mes.
¿Cómo guardo las alergias y los datos de salud de mis clientas?
Pregunta solo lo necesario para el tratamiento, guárdalo en la ficha del programa y no en mensajes, y haz que solo pueda verlo quien lo necesita. Consulta con un asesor qué exige la ley de protección de datos de tu país.
¿Se pueden llevar los paquetes de sesiones en el programa?
Sí, si el programa está preparado para eso: debe saber cuántas sesiones pagó cada clienta, cuántas le quedan y hasta cuándo valen, y descontarlas al atenderla.
¿Cuánto cuesta un programa a medida con Proclub?
Depende de lo que tenga que hacer. Cuéntanos cómo trabaja tu centro en el encargo y te enviamos la propuesta con el precio.
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