Un institut de beauté a besoin d’un logiciel qui réunit l’agenda par cabine et par praticienne, avec la durée de chaque soin, la fiche de chaque cliente avec son historique, les forfaits et les bons cadeaux, les rappels de rendez-vous ainsi que la caisse du jour et les comptes du mois, relié à son site. Les données de santé des clientes sont des données sensibles selon la loi sur la protection des données.
L’agenda papier à l’accueil, les rendez-vous qui arrivent par WhatsApp, un cahier avec les séances qui restent à chaque cliente et un tableur pour la caisse : tout est à un endroit différent, et c’est vous qui faites le lien le soir. Ce guide présente ce que doit faire le logiciel d’un institut de beauté en Suisse, ce que la loi sur la protection des données demande pour les données de santé, un test pour choisir entre un logiciel standard et un logiciel sur mesure, et un exemple à essayer.
Un agenda qui connaît la durée de chaque soin
À l’institut, chaque soin occupe une cabine, parfois un appareil, et une praticienne pendant une durée différente : une manucure, une demi-heure ; un soin du visage, une heure ; une séance de laser, selon la zone. Le logiciel doit le savoir pour ne jamais placer deux rendez-vous dans la même cabine ni proposer un créneau trop court pour le soin.
- Vue par jour et par semaine, par cabine et par praticienne.
- La durée de chaque soin, qui bloque le temps nécessaire, avec quelques minutes pour préparer la cabine si besoin.
- Les réservations en ligne, qui s’ajoutent automatiquement, avec celles du téléphone et de WhatsApp, dans une même liste.
- Le statut de chaque rendez-vous : confirmé, en attente, effectué ou cliente absente.
- Des rappels automatiques, avec un lien pour déplacer ou annuler.
La fiche de chaque cliente
La fiche réunit ce que l’institut sait de chaque cliente : ses coordonnées, chaque visite avec le soin et le prix, ce qu’elle dépense d’habitude, son soin préféré, sa date d’anniversaire si elle a souhaité la donner et les notes de l’équipe, comme « peau sensible autour des yeux » ou « préfère les rendez-vous le matin ». Ainsi, n’importe qui à l’institut peut s’occuper d’elle sans lui reposer les mêmes questions.
Les données de santé demandent un soin particulier. Pour qu’un soin soit sûr, l’institut demande souvent les allergies, les médicaments, une grossesse ou des problèmes de peau. La loi sur la protection des données range les données sur la santé parmi les données sensibles (art. 5, let. c, LPD). Lorsque leur traitement repose sur le consentement, celui-ci doit être exprès (art. 6, al. 7, LPD).
Dans le logiciel, cela se traduit en trois points :
- Ne demander que l’essentiel pour le soin, et le ranger dans la fiche, pas dans des messages WhatsApp ni sur des feuilles volantes.
- Accessible seulement aux personnes qui en ont besoin, avec un nom d’utilisateur et un mot de passe pour chaque personne de l’équipe.
- Garder le consentement avec la fiche. Recueillez-le par écrit et joignez-le à la fiche, de même que le consentement pour les photos avant-après, si la cliente l’a donné.
Cette partie résume ce que prévoit la loi sur la protection des données. Ce n’est pas un conseil juridique : pour votre cas précis, adressez-vous à un spécialiste de la protection des données.
Forfaits et bons cadeaux
Beaucoup de soins se vendent sous forme de forfait, comme six séances de laser ou cinq massages. Le logiciel doit savoir combien de séances chaque cliente a payées, combien il lui en reste et jusqu’à quand elle peut les utiliser, et en déduire une à chaque visite. Pour les bons cadeaux, c’est pareil : un code par bon, son montant ou le soin qu’il comprend, sa date de validité et s’il a déjà été utilisé.
La caisse du jour et les comptes du mois
Le soir, le logiciel doit indiquer combien a été encaissé et comment : en espèces, par carte ou avec TWINT. En fin de mois, il doit montrer les recettes, les dépenses (produits, loyer, appareils) et le bénéfice. S’il montre aussi ce que rapporte chaque soin et chaque praticienne, vous savez ce qu’il vaut la peine de mettre en avant.
Un logiciel standard ou un logiciel pour votre institut ?
Il existe des logiciels standard pour instituts de beauté qui gèrent l’agenda, le fichier clientèle et la caisse. Ils conviennent si votre façon de travailler y trouve sa place. Cochez ce qui vous correspond et vous verrez ce qui vaut la peine.
Votre résultat s’affiche ici dès que vous cochez la première case.
Cherchez-en un conçu pour les instituts de beauté qui couvre vos besoins avec peu d’ajustements et, avant de signer, vérifiez que vous pouvez télécharger vos données quand vous le voulez.
Essayez un logiciel standard pendant quelques semaines avec vos vrais rendez-vous. Si vous avez encore besoin du cahier ou du tableur à côté, un logiciel pour votre institut se justifie.
Votre façon de travailler ne rentre pas dans le cadre d’un logiciel standard. Un logiciel pour votre institut réunit l’agenda, le fichier clientèle, les forfaits et la caisse, et il est relié à votre site.
Un logiciel à essayer
Maison Ivoire est un institut de beauté de démonstration à Zurich, avec son site, la réservation en ligne et son logiciel : vue d’ensemble, agenda, fichier clientèle, comptabilité et avis. Vous pouvez l’ouvrir et l’essayer, comme les autres projets.
Institut de beauté : un site en cinq langues avec soins et prix, avant-après et prise de rendez-vous, et un logiciel avec agenda, clientes et comptabilité.
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Questions fréquentes
Que doit faire le logiciel d’un institut de beauté ?
Tenir un agenda par cabine et par praticienne qui connaît la durée de chaque soin, une fiche par cliente avec son historique, les forfaits et les bons cadeaux, les rappels de rendez-vous ainsi que la caisse du jour et les comptes du mois.
Les allergies d’une cliente sont-elles des données de santé ?
Oui. La loi sur la protection des données range les données sur la santé parmi les données sensibles (art. 5, let. c, LPD). Ne demandez que l’essentiel et rangez-le là où seules les personnes qui en ont besoin peuvent le voir.
Peut-on suivre les forfaits dans le logiciel ?
Oui, si le logiciel est conçu pour cela : il doit savoir combien de séances chaque cliente a payées, combien il lui en reste et jusqu’à quand elles sont valables, et les déduire à chaque visite.
Combien coûte un logiciel sur mesure chez Proclub ?
Cela dépend de ce qu’il doit faire. Décrivez-nous dans la demande comment travaille votre institut et vous recevez une proposition avec le prix.
Sources
- Loi fédérale sur la protection des données, art. 5 et 6 (RS 235.1) · Fedlex En vigueur depuis le 1er septembre 2023 ; consultée le 9 novembre 2026.
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