Ein Kosmetikstudio braucht eine Software, die den Kalender nach Kabine und Fachperson mit der Dauer jeder Behandlung, die Karteikarte jeder Kundin mit ihrem Verlauf, Abos und Gutscheine, Terminerinnerungen sowie Tageskasse und Monatsabschluss an einem Ort vereint und mit der Website verbunden ist. Gesundheitsdaten der Kundinnen sind nach dem Datenschutzgesetz besonders schützenswert.
Die Papieragenda am Empfang, Termine, die per WhatsApp eintreffen, ein Heft mit den Sitzungen, die jeder Kundin noch bleiben, und eine Tabelle für die Tageskasse: Alles liegt an einem anderen Ort, und zusammenführen müssen Sie es am Abend selbst. Dieser Ratgeber zeigt, was die Software eines Kosmetikstudios in der Schweiz können muss, was das Datenschutzgesetz für Gesundheitsdaten verlangt, enthält einen Test für die Wahl zwischen Standardsoftware und Individualsoftware und ein Beispiel zum Ausprobieren.
Ein Kalender, der die Dauer jeder Behandlung kennt
Im Kosmetikstudio belegt jede Behandlung eine Kabine, manchmal ein Gerät und eine Fachperson, und zwar unterschiedlich lange: eine Maniküre eine halbe Stunde, eine Gesichtsbehandlung eine Stunde, eine Laserbehandlung je nach Zone. Die Software muss das wissen, damit sie nie zwei Termine in dieselbe Kabine legt und keine Zeit anbietet, in die die Behandlung nicht passt.
- Tages- und Wochenansicht, nach Kabine und nach Fachperson.
- Die Dauer jeder Behandlung, die genau die nötige Zeit blockiert, wenn nötig mit ein paar Minuten zum Vorbereiten der Kabine.
- Online-Buchungen, die automatisch im Kalender erscheinen, zusammen mit denen von Telefon und WhatsApp, in einer Liste.
- Der Status jedes Termins: bestätigt, offen, erledigt oder nicht erschienen.
- Automatische Erinnerungen, mit einem Link zum Verschieben oder Absagen.
Die Karteikarte jeder Kundin
Die Karteikarte enthält, was das Studio über jede Kundin weiss: Kontaktdaten, jeden Besuch mit Behandlung und Preis, was sie üblicherweise ausgibt, ihre Lieblingsbehandlung, ihren Geburtstag, falls sie ihn angeben wollte, und die Notizen des Teams, etwa «empfindliche Haut um die Augen» oder «bevorzugt Termine am Vormittag». So kann jede Person im Studio sie betreuen, ohne dieselben Fragen noch einmal zu stellen.
Gesundheitsdaten verlangen besondere Sorgfalt. Damit eine Behandlung sicher ist, fragt das Studio oft nach Allergien, Medikamenten, Schwangerschaft oder Hautproblemen. Das Datenschutzgesetz zählt Daten über die Gesundheit zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Ist für ihre Bearbeitung eine Einwilligung nötig, muss sie ausdrücklich erfolgen (Art. 6 Abs. 7 DSG).
In der Software heisst das dreierlei:
- Nur das Nötige fragen, was für die Behandlung gebraucht wird, und es in der Karteikarte ablegen, nicht in WhatsApp-Nachrichten oder auf losen Blättern.
- Nur für Personen sichtbar, die es brauchen, mit eigenem Benutzernamen und Passwort für jede Person im Team.
- Die Einwilligung bei der Karteikarte aufbewahren. Holen Sie sie schriftlich ein und legen Sie sie zur Karteikarte, ebenso die Einwilligung für Vorher-Nachher-Bilder, falls die Kundin sie gegeben hat.
Dieser Abschnitt fasst zusammen, was das Datenschutzgesetz vorsieht. Er ist keine Rechtsberatung: Klären Sie Ihren konkreten Fall mit einer Fachperson für Datenschutz.
Abos und Gutscheine
Viele Behandlungen werden als Abo verkauft, etwa sechs Lasersitzungen oder fünf Massagen. Die Software muss wissen, wie viele Sitzungen jede Kundin bezahlt hat, wie viele ihr bleiben und bis wann sie gültig sind, und bei jedem Besuch eine abbuchen. Bei Gutscheinen ist es dasselbe: ein Code für jeden Gutschein, sein Betrag oder die enthaltene Behandlung, das Ablaufdatum und ob er schon eingelöst wurde.
Tageskasse und Monatsabschluss
Am Abend muss die Software zeigen, wie viel eingenommen wurde und wie: bar, mit Karte oder mit TWINT. Am Monatsende muss sie die Einnahmen, die Ausgaben, etwa für Produkte, Miete oder Geräte, und den Gewinn zeigen. Wenn sie zudem zeigt, was jede Behandlung und jede Fachperson einbringt, wissen Sie, was sich zu bewerben lohnt.
Standardsoftware oder eine Software für Ihr Studio?
Es gibt Standardsoftware für Kosmetikstudios, die Kalender, Kartei und Kasse abdeckt. Sie genügt, wenn sich Ihre Arbeitsweise darin abbilden lässt. Markieren Sie, was auf Sie zutrifft, und Sie sehen, was sich lohnt.
Ihr Ergebnis erscheint hier, sobald Sie das erste Feld ankreuzen.
Suchen Sie eine für Kosmetikstudios, die Ihre Aufgaben mit wenigen Anpassungen erledigt, und prüfen Sie vor dem Abschluss, ob Sie Ihre Daten jederzeit herunterladen können.
Testen Sie eine Standardsoftware einige Wochen mit Ihren echten Terminen. Brauchen Sie danach immer noch das Heft oder die Tabelle daneben, lohnt sich eine Software für Ihr Studio.
Ihre Arbeitsweise passt nicht in eine Standardsoftware. Eine Software für Ihr Studio vereint Kalender, Kartei, Abos und Kasse und ist mit Ihrer Website verbunden.
Eine Software zum Ausprobieren
Maison Ivoire ist ein Muster-Kosmetikstudio in Zürich mit Website, Online-Buchung und Software: Übersicht, Kalender, Kundinnenkartei, Buchhaltung und Bewertungen. Sie können es öffnen und ausprobieren, wie die anderen Projekte.
Kosmetikstudio: Website in fünf Sprachen mit Behandlungen und Preisen, Vorher-Nachher und Terminbuchung, dazu ein Programm mit Kalender, Kundinnen und Buchhaltung.
Projekt öffnen →
Trampolinpark: Website zum Buchen auf dem Handy und Programm mit Buchungen nach Kapazität, Kasse, Feiern und Abos.
Projekt öffnen →
Wermutmarke: Website in vier Sprachen und Programm für Bestellungen, Lager nach Chargen und Bewertungen, mit Bestellungen per QR-Code.
Projekt öffnen →Was die Website des Studios braucht, mit Behandlungen, Online-Buchung und Vorher-Nachher-Bildern, lesen Sie in Was die Website eines Kosmetikstudios braucht.
Häufige Fragen
Was muss die Software eines Kosmetikstudios können?
Einen Kalender nach Kabine und Fachperson führen, der die Dauer jeder Behandlung kennt, für jede Kundin eine Karteikarte mit Verlauf, Abos und Gutscheine, Terminerinnerungen sowie Tageskasse und Monatsabschluss.
Sind Allergien einer Kundin Gesundheitsdaten?
Ja. Das Datenschutzgesetz zählt Daten über die Gesundheit zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Bst. c DSG). Fragen Sie nur, was nötig ist, und legen Sie es dort ab, wo es nur sieht, wer es braucht.
Lassen sich Abos in der Software führen?
Ja, wenn die Software dafür gebaut ist: Sie muss wissen, wie viele Sitzungen jede Kundin bezahlt hat, wie viele ihr bleiben und bis wann sie gültig sind, und sie bei jedem Besuch abbuchen.
Was kostet eine massgeschneiderte Software bei Proclub?
Das hängt davon ab, was sie leisten soll. Beschreiben Sie uns in der Anfrage, wie Ihr Studio arbeitet, und Sie erhalten eine Offerte mit dem Preis.
Quellen
- Bundesgesetz über den Datenschutz, Art. 5 und 6 (SR 235.1) · Fedlex In Kraft seit dem 1. September 2023; abgerufen am 9. November 2026.
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